Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Zawarcie umowy ramowej na obsługę zagranicznych i krajowych podróży służbowych na rzecz Warszawskiego Centrum Innowacji Edukacyjno-Społecznych i Szkoleń na lata 2024-2025

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: WARSZAWSKIE CENTRUM INNOWACJI EDUKACYJNO-SPOŁECZNYCH I SZKOLEŃ

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 141551564

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Stara 4

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 00-231

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.7.) Numer telefonu: (22) 628-67-64

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zp.wcies@eduwarszawa.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.wcies.edu.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Edukacja

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Umowy ramowej

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Zawarcie umowy ramowej na obsługę zagranicznych i krajowych podróży służbowych na rzecz Warszawskiego Centrum Innowacji Edukacyjno-Społecznych i Szkoleń na lata 2024-2025

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-595be93a-dadc-11ee-8305-7e4937eb936d

2.5.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00232321

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2024-03-05

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2024/BZP 00003544/02/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.2 Zawarcie umowy ramowej na obsługę zagranicznych i krajowych podróży służbowych na rzecz Warszawskiego Centrum Innowacji Edukacyjno-Społecznych i Szkoleń na lata 2024-2025

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.17.) Tryb zawarcia umowy ramowej wraz z podstawą prawną

Umowa ramowa udzielana jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 311 ust. 1 pkt 2 ustawy w zw. z art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://platformazakupowa.pl/pn/wcies

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim za pośrednictwem platformazakupowa.pl pod adresem https://platformazakupowa.pl/pn/wcies
2. W celu skrócenia czasu udzielenia odp. na pyt. komunikacja między Zam. a wyk. w zakresie: a)przesyłania zam. pytań do treści SWZ;b)przesyłania odp. na wez.Zam. do złożenia pod. środków dow.;c)przesyłania odp. na wezwanie Zam. do złożenia/poprawienia/uzupełnienia oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1, pod. środków dow., innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postęp.;d)przesyłania odp. na wezw. Zam. do złożenia wyjaśnień dot. treści oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 lub złożonych pod. środków dow. lub innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postęp.; e)przesyłania odp. na wezw. Zam. do złożenia wyjaśnień dot. treści przedmiot. środków dow.; f)przesłania odp. na inne wezw. Zam. wynikające z ustawy pzp; g)przesyłania wniosków, informacji, oświadczeń Wyk. ;h)przesyłania odwołania/inne odbywa się za pośrednictwem platformazakupowa.pl i formularza „Wyślij wiadomość do zamawiającego”. Za datę przekazania (wpływu) oświadczeń, wniosków, zawia- domień oraz informacji przyjmuje się datę ich przesłania za pośrednictwem platformazakupowa.pl poprzez kliknięcie przycisku „Wyślij wiadomość do zamawiającego” po których pojawi się komunikat, że wiadomość została wysłana do zam.. 3.Zam. będzie przekazywał wyk. informacje za pośrednictwem platformazakupowa.pl. Informacje dot. odp. na pyt., zmiany specyfikacji, zmiany terminu składania i otwarcia ofert Zam. będzie zamieszczał na platformie w sekcji “Komunikaty”. Korespondencja, której zgodnie z obowiązującymi prze-pisami adresatem jest konkretny wykonawca, będzie przekazywana za pośre-dnictwem platformazakupowa.pl do konkretnego wykonawcy.4.Wyk. jako podmiot prof. ma obowiązek sprawdzania komunikatów i wiadomości bezpo- średnio na platformazakupowa.pl przesłanych przez zam., gdyż system powia- domień może ulec awarii lub powiadomienie może trafić do folderu SPAM. 5.Zam., zgodnie z Rozp. Prezesa Rady Ministrów w sprawie sposobu sporzą- dzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postęp. o udzielenie zam. publ. lub konkursie określa niezbędne wymagania sprzętowo- aplikacyjne umożliwiające pracę na platformazakupowa.pl, tj.:a)stały dostęp do sieci Internet o gwaranto-wanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s,b)komputer klasy PC lub MAC o następ. konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów opera- cyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje, c)zain-stalowana dowolna, inna przeglądarka internet. niż Internet Explorer, d)włączona obsługa JavaScript, e)zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf, f)szyfrowanie na platformazakupowa.pl odbywa się za pomocą protot. TLS 1.3. g)oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg. czasu lok. serwera synchro-nizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar.6.Wyk., przystępując do niniejszego postęp. o udzielenie zam. pub. :a ) akceptuje warunki korzystania z platformazakupowa.pl określone w Reg. zamieszczonym na stronie interneto- wej pod linkiem w zakładce „Regulamin" oraz uznaje go za wiążący,b)zapoznał i stosuje się do Instrukcji składania ofert/wniosków dostępnej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje Zam. informuje, że instru-kcje korzystania z platformazakupowa.pl dot. w szczegolnosci logowania, składa -nia wniosków o wyjaś. treści SWZ, składania ofert oraz innych czynności podejmowanych w niniejszym postęp. przy użyciu platformazakupowa.pl znajdują się w zakładce "Instrukcje dla wykonawców" na stronie internet. https: platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje Więcej informacji o wymaganiach tech. i org. dot. korespondencji elektronicznej znajduje się w Roz. V iVII SWZ.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.13. Zamawiający przewiduje pobranie ze złożonych katalogów elektronicznych danych potrzebnych do sporządzenia ofert dostosowanych do wymagań danego zamówienia: Nie

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): 1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych
i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 96/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1) zwanego dalej RODO), uprzejmie informujemy że:
1) Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Warszawskie Centrum Innowacji Edukacyjno-Społecznych i Szkoleń ul. Stara 4, 00-231 Warszawa, tel.: 22 628 67 64.
2) W sprawach związanych z Pani/Pana danymi proszę o kontaktować się z inspektorem ochrony danych za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres mail: daneosobowe@wcies.edu.pl
3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu prowadzenia przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz zawarcia umowy, a podstawą prawną ich przetwarzania jest obowiązek prawny stosowania sformalizowanych procedur udzielania zamówień publicznych spoczywających na Zamawiającym.
4) Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 Pzp.
5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy.
6) Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem określonym w przepisach Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z PZP.
7) W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO.
8) Posiada Pani/Pan:
a) na podstawie art.15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania lub uzupełnienia Pani/Pana danych osobowych przy czym skorzystanie z prawa do sprostowania lub uzupełnienia nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników);
c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO, przy czym prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego, a także nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia;
d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
9) Nie przysługuje Pani/Panu:
a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
2. Jednocześnie Zamawiający przypomina o ciążącym na Pani/Panu obowiązku informacyjnym wynikającym z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazane zostaną Zamawiającemu w związku z prowadzonym postępowaniem i które Zamawiający pośrednio pozyska od wykonawcy biorącego udział w postępowaniu, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z wyłączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: ZP/WCIES/2/24

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.7.) Wartość umowy ramowej (bez VAT): 829268,29 PLN

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest obsługa zagranicznych i krajowych i podróży służbowych w zakresie rezerwacji, zakupu i dostarczenia biletów lotniczych, kolejowych i autokarowych, rezerwacji i opłat noclegów w hotelach oraz pośrednictwo w uzyskiwaniu wiz i polis ubezpieczeniowych na rzecz Warszawskiego Centrum Innowacji Edukacyjno-Społecznych i Szkoleń, zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik nr 9 do SWZ.
2. W ramach realizacji zamówienia wykonawca będzie zobowiązany do świadczenia następujących usług:
1) zaprojektowania optymalnego przemieszczania się delegowanych osób z miejsca rozpoczęcia podróży do miejsca jej zakończenia;
2) wyszukiwania, rezerwacji, zmiany, anulowania, zakupu i dostarczania Zamawiającemu biletów lotniczych, kolejowych i autokarowych - zagranicznych oraz krajowych;
3) rezerwacji i opłat za noclegi;
4) pośrednictwa w uzyskiwaniu wiz i zakupu polis ubezpieczeniowych w podróżach zagranicznych;
5) pośrednictwa i reprezentacji Zamawiającego we wszelkich sprawach reklamacyjnych dotyczących nieprawidłowości w usługach objętych przedmiotem zamówienia, monitorowania przebiegu procesu reklamacyjnego oraz poinformowania Zamawiającego o jego wyniku.

4.2.6.) Główny kod CPV: 63516000-9 - Usługi zarządzania podróżą

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2025-12-31

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Opust od ceny katalogowej pobytu w hotelach

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: a) oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu,
o którym mowa w pkt 1 ppkt 3) powyżej, w zakresie podstaw wykluczenia
z postępowania wskazanych w Rozdziale VIII SWZ (zgodnie z załącznikiem nr 3 do SWZ);
b) oświadczenie Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 Pzp o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (tekst jednolity: Dz.U. z 2021 roku poz. 275), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej - wzór stanowi załącznik nr 7 do SWZ.
c) odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia na podstawie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: a) wykaz usług wykonanych nie wcześniej niż w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy –
w tym okresie, wraz z podaniem ich rodzaju, wartości, daty, miejsca wykonania
i podmiotów, na rzecz których usługi te zostały wykonane, z załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – inne dokumenty, wg wzoru określonego w załączniku nr 8 do SWZ – na potwierdzenie spełnienia niniejszego warunku Zamawiający żąda od wykonawcy ubiegającego się o udzielenie zamówienia wykazania się wykonaniem z należytą starannością w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert – a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie wykonał lub wykonuje co najmniej 5 usług w zakresie kompleksowej obsługi zagranicznych i krajowych podróży służbowych w zakresie rezerwacji, zakupu i dostarczenia biletów lotniczych oraz rezerwacji i opłat noclegów w hotelach na łączną kwotę co najmniej
100 000,00 zł brutto.
UWAGA:
a) Przez 1 usługę Zamawiający rozumie usługę wykonaną na podstawie jednego kontraktu / jednej umowy;
b) Wskazaną powyżej wartość brutto należy rozumieć jako całkowite wynagrodzenie Wykonawcy obejmujące zarówno cenę za usługę rezerwacji, jak i wartość zakupionych biletów oraz miejsc noclegowych;
c) W przypadku usługi, która jest w trakcie realizacji, Wykonawca musi wykazać wykonanie części tej usługi wraz z podaniem kwoty w PLN brutto za wykonaną część usługi na dzień składania ofert.

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2024-03-13 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://platformazakupowa.pl/pn/wcies

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2024-03-13 10:30

8.4.) Termin związania ofertą: do 2024-04-11

8.19.) Umowa ramowa:

8.20.) Przewiduje się ograniczenie liczby uczestników umowy ramowej: Tak

8.21.) Maksymalna liczba wykonawców, z którymi zamawiający zawrze umowę ramową: 1

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE